Definir a função de um administrador é exercício controverso, pois sempre haverá divergências. As escolas são diversas e a dinâmica do mercado permite análises que incorporam tendências e especializações. No entanto, há o fundamental, que é a coordenação, e suas subdivisões.
A coordenação é a essência da administração e se mantém subjacente a todas as ações administrativas em um ambiente complexo, com partes interdependentes que exigem múltiplos e diversificados recursos técnicos. Ela objetiva manter a unidade do todo, dando homogeneidade ao sistema para que ele não se perca em seu percurso. Busca as condições favoráveis à concretização de objetivos e metas, assegurando uma estrutura adequada ao desempenho da equipe, via qualificação e clareza de processos.
As providências básicas nesse contexto são o planejamento, a comunicação eficiente entre todos os funcionários e os membros da administração, além da definição de um método que permita o monitoramento do desempenho de cada um em prol dos planos estabelecidos.
Quanto às subdivisões da função fundamental, são as atribuições de um coordenador, que seguem em linhas gerais as de um bom administrador de empresa. Ele deve primar pelo planejamento eficaz, visando o futuro do negócio, e ter visão ampla da organização para definir todas as suas "peças" e funções: quem faz o que.
No seu dia a dia está a contratação, o treinamento, a definição dos níveis de autoridade e autonomia de cada um. Que culmina com o controle, avaliação, correção e ajustes necessários. Como função da coordenação está a representação externa e a relação com os acionistas, governo, entidades de classe, órgãos de imprensa e público em geral.
Claro que as funções podem variar dependendo do tamanho, da complexidade da empresa e do setor em que ela opera. Podem ainda se somar a outras complementares como a disponibilidade permanente, a disposição para qualquer trabalho e a função de escudo aos subordinados em caso de exigências descabidas.
A condição de disponibilidade permanente está relacionada a evitar o desalinhamento da equipe e a perda de interesse da mesma pelo trabalho, bem como dar respostas pontuais e gerais à direção. A disposição, por sua vez, tem a ver com a ajuda aos seus subordinados para avançar em direção às metas, respondendo assim aos interesses dos acionistas.
Devido à abrangência da atividade, em síntese pode-se afirmar que o administrador precisa, antes de tudo, ser bem informado sobre questões internas e externas, ter capacidade analítica e de interpretação sistêmica dos fatos pertinentes ao setor, ter habilidades de relacionamento em equipe, estar aberto ao diálogo, saber dizer não, conduzir as reuniões com objetividade, servir de modelo aos demais no que diz respeito à conduta, além de estar disposto aos desafios da profissão.