Com a premissa de consolidar o envio das obrigações acessórias para a Caixa Econômica Federal, Previdência Social, Receita Federal do Brasil e Ministério do Trabalho e Emprego, o governo federal desenvolveu o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e-Social).
Sua finalidade é prestar informações pelo empregador, relativa à contratação de empregados, utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculos empregatícios, cujos arquivos deverão ser transmitidos e armazenados no Ambiente Nacional do e-Social. Por meio do Ato Declaratório Executivo SUFIS 05/2013, foi aprovado o leiaute do sistema, que será exigido para os eventos ocorridos a partir do mês de janeiro de 2014.
Objetivos do projeto
A unificação das informações trarão ganhos para os empresários e para o fisco, pela simplificação das obrigações acessórias, pela redução de custos e da informalidade. Servirá também para garantir direitos trabalhistas e previdenciários; aprimorar a qualidade das informações da seguridade social e das relações de trabalho; aumentar a arrecadação através da diminuição da inadimplência, da incidência de erros, da sonegação e da fraude; padronização das folhas de pagamento e das tabelas de rubricas; agilidade no acesso às informações, tornando a fiscalização mais efetiva com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica; e, atendimento a diversos órgãos do governo com uma única escrituração e declaração.
Obrigações que serão substituídas
Serão substituídas pelo e-Social cerca de 80% das obrigações acessórias, tais como o Livro de Registro de Empregado, Folha de Pagamento, Guia de Recolhimento do FGTS (GFIP), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), Comunicação de Acidente de Trabalho, Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), Termo de Rescisão e Formulário do Seguro Desemprego.
Prazo previsto para implantação
Embora os prazos para início ainda não tenham sido oficializados, o e-Social conta com um cronograma estimado. Para as empresas tributadas pelo Lucro Real até abril de 2014 deverá ser feito o cadastro inicial, até maio o envio da folha de pagamento e julho a substituição da GFIP-Sefip. Para as empresas tributadas pelo Lucro Presumido, Simples Nacional e demais empresas até setembro de 2014 deverá ser feito o cadastro inicial, até outubro o envio da folha de pagamento e novembro a substituição da GFIP-Sefip. A substituição da DIRF, RAIS, CAGED e outras deverão ser feitas a partir de janeiro de 2015, mesma data em que começa a ser utilizado o módulo da reclamatória trabalhista.
Impactos nas empresas
Não há previsão de alterações na legislação. Contudo, as empresas deverão avaliar se suas práticas estão de acordo com a legislação. Quanto aos processos deverão ser identificados quais são considerados críticos e redefini-los, de forma a atender as exigências do e- Social. Também deverão ser reavaliados os prazos legais e a qualidade das informações prestadas, para que todas as informações solicitadas sejam obtidas dentro do prazo.
É necessário avaliar a aderência das aplicações utilizadas nos processos de trabalho de cada área e solicitar aos desenvolvedores dos sistemas o atendimento das novas exigências. Também se recomenda verificar a necessidade de customizar algum processo de trabalho ou integrá-lo. Os profissionais precisam ser capacitados e conscientizados da importância do projeto. Recomendamos que sejam definidas diretrizes de integrações entre as áreas de Recursos Humanos, Tecnologia da Informação, Contabilidade, Finanças, Faturamento, Compras, Jurídico e Fiscal.