O CAGED instituído pela Lei nº 4.923/1964, constitui fonte de informações de âmbito nacional e de periodicidade mensal aos órgãos governamentais referente a evolução do emprego formal, para a elaboração de estudos, pesquisas, projetos e programas ligados ao mercado de trabalho, com o objetivo de assistir os desempregados e de apoiar medidas contra o desemprego.
Obrigatoriedade
Todos os empregadores que admitirem, desligarem ou transferirem trabalhadores regidos pela Consolidação das leis do Trabalho (CLT) estão obrigados a enviar o CAGED ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), até o dia 7 do mês subsequente àquele em que ocorreu a movimentação de empregados. Se em determinado mês não ocorrer admissão, desligamento ou transferência de empregados, a empresa estará dispensada do envio do CAGED relativo ao mês respectivo.
Forma de apresentação
O CAGED deve ser enviado ao MTE por meio da Internet, com a utilização do Aplicativo do CAGED Informatizado (ACI), que deve ser utilizado para gerar e/ou analisar o referido arquivo (Portaria MTE nº 1129/2014).
Prazo para guarda de documentos
A cópia do arquivo, o recibo de entrega e o Extrato da Movimentação Processada deverão ser mantidos no estabelecimento a que se referem, pelo prazo de 5 anos a contar da data do envio, para fins de comprovação perante a fiscalização do trabalho.
O Protocolo de Transmissão de Arquivo é fornecido no ato da transmissão do CAGED, onde consta o número do Código de Recebimento, que, juntamente com a inscrição CNPJ/CEI, será obrigatório para emissão do Recibo de Entrega imediatamente após a entrega da declaração na opção "Recibo CAGED". O Extrato da Movimentação Processada estará disponível para impressão, após o dia 20 de cada mês, na opção CAGED.
Empresas com mais de um estabelecimento
O CAGED é individualizado por estabelecimento, assim, as empresas que possuem mais de um estabelecimento deverão remeter ao MTE arquivos específicos a cada estabelecimento.
Multa
O empregador que não prestar as informações no prazo, omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata, ficará sujeito à multa automática. O recolhimento da multa é efetuado por meio do DARF, emitido em 2 vias, informando, no campo 01: Multa Automática Lei 4.923/1965; no campo 04: o código de receita 2877; e no campo 05: 3800165790300843-7. A multa é calculada de acordo com o tempo de atraso e a quantidade de empregados omitidos. Além das penalidades administrativas, os responsáveis por meios fraudulentos na habilitação ou percepção do seguro-desemprego serão punidos civil e criminalmente.
Envio com certificação digital
Para a entrega do CAGED, é facultada a utilização de certificado digital válido. Entretanto, a Portaria MTE nº 1.129/2014 determina que é obrigatória a utilização de certificado digital válido, para a transmissão do CAGED por todos os estabelecimentos que possuam 20 trabalhadores ou mais no 1º dia do mês de movimentação. As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo este o e-CPF ou o e-CNPJ.